Organizar en Hazel

Ya vimos como renombrar documentos que incluyen fechas en su interior, ahora toca el turno de nombrar los ficheros respecto a lo que contiene.

Ahora es el turno del “concepto”.

En este paso, damos por hecho que los documentos son pdf y tienen OCR.

Podríamos tomar cómo base, la siguiente organización de carpetas, diferenciadas primeramente por el año, seguido del tipo,  del concepto, por ejemplo:

  • Año
    • Hipoteca
    • Impuestos
      • I.B.I
      • I.V.T.M
      • BASURA
    • Luz
    • Gas
    • Comunidad
    • Seguros
      • Vida
      • Vivienda

Siguiendo esta línea, buscaremos dentro del archivo determinadas palabras que identifiquen la procedencia del documento, por ejemplo:Captura de pantalla 2014-09-12 a la(s) 17.10.45

Cualquier documento pdf que contenga las palabras, Talavera, ayto e IBI, podemos deducir que tenemos el recibo del impuesto sobre bienes inmuebles del ayuntamiento de talavera, bien, pues esto nos puede llevar a error, ya que esas 3 palabras, con facilidad las contendrán, tanto la hoja informativa que nos envía el ayuntamiento como aviso de cobro, como el documento de cobro que nos envía el banco, con lo cual debemos agregar la palabra “informarle” que se incluye en el aviso de cobro, que el ayuntamiento nos envía con anterioridad al cargo en el banco, y renombrar a conciencia, con el siguiente nombre.

Captura de pantalla 2014-09-12 a la(s) 17.13.26

Una vez, se cumplen todos los requisitos en este caso, se renombra el archivo con el siguiente patron.

Este es un breve ejemplo de como diferenciar documentos relativos a un mismo servicio.

Podemos buscar el número de nuestro contrato de la luz, del gas, nuestra matrícula del coche/moto para identificar por ejemplo servicios, impuestos, seguros, etc..

Conviene utilizar este paso para diferenciar el tipo de documento, si es un recibo bancario, o un documento de aviso de cobro, una nomina, un resguardo de seguro….

Por ejemplo, si trabajamos en una empresa que nos paga por transferencia, nos entregará dicha empresa una nómina, y el banco nos enviara a casa, un documento de movimiento de cuenta, relativo a la transferencia recibida por parte de nuestra empresa.
Esto de puede guardar por partes, o podríamos unir 2 PDF en uno, primeramente la nómina, y la siguiente página sería la transferencia recibida.

Esto lo veremos en otro post.

Si tienes cualquier duda, no dudes en escribirme.

Gracias

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